La note 46-octobre 2004

1 – INFORMATIONS GÉNÉRALES
INFORMATIONS EXTERNES À LA SOCIÉTÉ
– statistiques et données économiques du secteur
. sur l’investissement et les financements
. sur l’exploitation et les tarifs
– problèmes comptables particuliers du secteur
– particularités du secteur
. réglementation juridique (droit privé ou public applicable, droit de l’environnement…)
. réglementation sociale (notamment articulation du statut de la fonction publique avec l’application du droit du travail pour le personnel du gestionnaire du service public)
. réglementation fiscale (en particulier pour ce qui concerne la TVA, la TP…)
ANALYSE DES CONVENTIONS D’OPÉRATIONS
Pour chacune des conventions conclues par la SEML pour exercer une activité de gestion de service public.
Passation des conventions
– copies des délibérations de la collectivité territoriale revêtues des formules exécutoires pour les conventions et les avenants
– copies des conventions et avenants signés par les parties et les personnes habilitées (par le conseil d’administration pour la SEML et, le cas échéant, par l’organe délibérant de la collectivité territoriale)
– copies des délibérations revêtues de la formule exécutoire portant sur les tarifs, mouvements de fonds, garanties d’emprunts et engagements de toutes natures et des contrats en découlant
Exécution des conventions
– copies des délibérations statuant sur les comptes rendus financiers annuels revêtues des formules exécutoires
– copies des comptes rendus financiers annuels
Analyse des conventions
– examen de l’économie générale de la convention en vue de sa qualification
. répartition de la charge d’investissement et de financement entre les parties
. modalités de détermination des tarifs
. principales charges et engagements des parties
– analyse des conséquences financières de la convention sur le risque de l’entreprise SEML
. au plan du fonctionnement
. au plan de l’opération
– analyse des conséquences comptables ; enregistrement des opérations prévues par la convention dans les livres de la SEML
. opérations pour compte de la collectivité
. opérations propres de la SEML
ORGANISATION DE LA SEML
– historique de la SEML
– description des implantations du service public ou de l’activité
– description des activités principales et accessoires de la SEML
– organigramme général de la SEML
. de l’ensemble des services
. du service financier et comptable
– caractéristiques techniques
. documentation sur les modalités d’élaboration du service par la SEML
. les modalités des prestations du service
. la facturation du service
. la composition du coût du service et les systèmes d’approvisionnement
INFORMATIONS JURIDIQUES
Contrats d’aval
Liste des principaux contrats conclus par la SEML avec des fournisseurs (contrats d’aval)
– crédit-bail
– emprunts
– assurance
– baux
– application des règles de la commande publique (loi « Sapin »)
. détermination des contrats soumis aux procédures publiques de commande
. renseignements sur la commission d’appel d’offres
. compte rendu annuel de la commission d’appel d’offres
Personnel
– convention collective
– règlement intérieur
– accord de participation
– identification du personnel détaché par des administrations
Contrôles
– derniers rapports de contrôle de la Chambre régionale des comptes
– relations de contrôle des collectivités territoriales contractantes
– relations de contrôle des collectivités territoriales garantes d’emprunts
– derniers redressements
. fiscaux
. sociaux
SYSTÈMES ET MÉTHODES COMPTABLES
MÉTHODES COMPTABLES
– à partir de l’analyse des conventions effectuée
. prise de connaissance des particularités comptables d’enregistrement des opérations
. prise de connaissance des méthodes comptables utilisées par la SEML
. appréciation des méthodes comptables de la SEML
– les principales méthodes à examiner concernent
. la répartition des charges et des produits entre le fonctionnement de la SEML et ses opérations
. l’inscription à l’actif du bilan des investissements utilisés pour la gestion du service ou de l’activité
. la méthode d’amortissement des investissements et sa pertinence avec les charges de financement supportées
. la constitution de provisions pour grosses réparations et/ou pour renouvellement
. la constatation de créances et dettes vis-à-vis de la collectivité territoriale organisatrice du service ou de l’activité (subventions par exemple)
SYSTÈMES COMPTABLES
– organisation comptable mise en place au sein de la SEML
. description des tâches du service comptable
. intervention d’un expert comptable
. logiciel comptable
– états financiers produits
. comptes annuels
. situations périodiques
. comptes rendus annuels d’activité aux collectivités territoriales (notamment articulation avec la comptabilité par opération)
. budgets
– plan comptable utilisé
. plan comptable des entreprises concessionnaires
. plan comptable des SEML d’aménagement et de construction
. plan comptable général
. plan comptable de la SEML
2 – INVESTISSEMENTS
Généralités
– statistiques générales sur l’activité ou le service public en termes d’investissement
– répartition contractuelle de la charge d’investissement entre la collectivité territoriale et la SEML
– répartition contractuelle des dépenses entre investissements, entretien, renouvellement, et budgets correspondants
– prévisions d’investissements
Description
– procédure et système de suivi des investissements utilisés pour l’activité ou la gestion du service :
. fichier
. inventaire physique
. remise d’investissements entre la SEML et la collectivité organisatrice (PV de réception)
– principales catégories d’investissements
. en fonction du lieu
. en fonction de la nature
. en fonction des volumes financiers
Distinction des investissements et des charges
– rappel des règles comptables de distinction des charges et des investissements en fonction des dépenses supportées par la SEML
– rappel des règles contractuelles de distinction des charges et des investissements
– distinction des charges d’entretien, de gros entretien, de grosses réparations et de renouvellement
– procédure d’élaboration et de suivi des budgets de charges et d’investissement
Commandes
– procédure de commandes mises en place par la SEML
– examen de la pertinence des procédures internes au regard
. de la loi MOP
. du code des marchés publics
. de la réglementation européenne
Financement
– principaux modes de financement des investissements
. fonds publics : avances et subventions d’investissement
. emprunts : garantie des collectivités territoriales organisatrices ou autres
. fonds propres
. autres modes de financement : crédit-bail
Assurances
– liste des contrats en cours de validité
– montant des capitaux garantis
Amortissements
– examen des modalités d’amortissement retenues par la SEML
. linéaire
. dégressif
. progressif
– analyse de la pertinence de la méthode retenue au regard
. de la durée de la convention conclue avec la collectivité territoriale
. de la nature des biens
. de leur mode de financement
. des méthodes utilisées pour les provisions pour réparations et renouvellement
3 – FINANCEMENT
INVESTISSEMENTS
Subventions d’investissement
– recensement et justification à l’aide des pièces des subventions accordées
– détermination des règles d’enregistrement comptables des subventions
. créances sur subventions octroyées et non encaissées
. cas des subventions payables par annuités
– appréciation des modalités de rapport au résultat
. sur le principe de rapporter les subventions d’investissement au résultat
. sur les modalités d’inscription en compte de résultat et notamment la cohérence de la méthode avec celle d’amortissement des investissements
Emprunts
– description du système de suivi des emprunts
. logiciel informatique
. schémas comptables
. relations avec les méthodes d’amortissement
. enregistrement des intérêts en charges et/ou en immobilisations
– garanties accordées aux prêteurs
. par les collectivités territoriales
. par la SEML
EXPLOITATION
– analyse du contrat conclu avec la collectivité territoriale et examen des procédures mises en place en cas de régie d’avance ou de recettes
. analyse du contrat
. utilité de constituer une régie
. description des relations de la SEML et du receveur de la collectivité
. description des procédures de reddition des comptes périodiques et de remise des fonds
– suivi de la trésorerie par opération
. description de modalités de gestion de la trésorerie par la SEML : gestion globale ou par opération
. analyse des dispositions contractuelles pour ce qui concerne l’appartenance de la trésorerie de la société et de leur pertinence au regard des règles applicables
. examen, le cas échéant, des répartitions d’intérêts débiteurs ou créditeurs de la trésorerie aux différentes opérations de la société et entre les opérations et le fonctionnement
4 – PRODUCTION
GÉNÉRALITÉS
– détermination des produits d’exploitation au regard des travaux de qualification des conventions conclues
. prestations de services de la SEML à la collectivité territoriale
. service rendu aux usagers
– schéma général du cycle de production
QUANTITÉS
– renseignements sur le nombre d’usagers
. actuel et prévisionnel à moyen et long terme
. par catégorie d’usagers
– matières consommées et livrées
– décomposition du chiffre d’affaires par matières et/ou services produits et livrés
– lieux de production
– systèmes de suivi de quantités
TARIFS
– modalités de fixation des tarifs
. délibérations de la collectivité territoriale concernée revêtues des formules exécutoires
. répercussion des décisions de la collectivité territoriale par la SEML
– application des tarifs adaptés aux différentes catégories d’usagers
– analyse de la décomposition des tarifs
. répercussion dans les tarifs du coût de l’investissement
. inclusion des seuls frais relatifs au service
. répartition de la charge entre l’usager et le contribuable (compensation tarifaire notamment)
CLIENTS
– caractéristiques de la clientèle
. particuliers
. entreprises
. collectivités publiques
notamment en nombre de comptes clients gérés par la SEML
– paiement des facturations
. conditions financières (notamment modes de paiement : par exemple prélèvements)
. délais de paiement
– impayés et relance
. description des systèmes de relance
. description des services du contentieux
. analyse des risques d’impayés
– modalités d’évaluation des provisions
. méthode générale d’estimation des risques
. nature des provisions constituées : pour dépréciation, pour risques et charges…
5 – FRAIS DE PERSONNEL
GÉNÉRALITÉS
– convention collective
– règlement intérieur
– nombre de personnels
. par catégories
. par statuts
. par lieu d’implantation de la SEML
STATUT DES SALARIÉS
– contrats à durée déterminée et à durée indéterminée
– personnel relevant de la fonction publique
. personnel détaché et personnel en disponibilité
. contrats
. rémunérations
. affiliation aux différentes caisses
MODES DE RÉMUNÉRATION
– périodicité des paies
– composition des paies
. fixation des salaires
. primes
. avantages en nature
. congés…
– mode de règlement des paies
. chèques
. virements…
– charges sociales
. périodicité
. établissement des déclarations
. organismes sociaux concernés
RÉMUNÉRATIONS DES DIRIGEANTS (élus)
– autorisation de l’organe délibérant de la collectivité territoriale concernée (copies des délibérations revêtues des formules exécutoires)
– décision, le cas échéant, du conseil d’administration
– inscription dans les comptes (annexe)
6 – CHARGES
GÉNÉRALITÉS
– principales charges de la SEML
. par nature
. en volume financier
– principaux fournisseurs
. par nature d’achats
. en volume financier (notamment au regard du code des marchés publics)
PROCÉDURES DE COMMANDES
– application des dispositions de la réglementation applicable
. au plan européen
. au plan interne : code des marchés publics et loi « Sapin »
COMPTES FOURNISSEURS
– nombre de comptes
. en nombre
. en volume
– modalités d’enregistrement des dettes vis-à-vis des fournisseurs
. suivi des livraisons
. suivi des facturations
– conditions de paiement des fournisseurs
. modes de paiement utilisés par la SEML
. délais de paiement
– suivi des comptes des fournisseurs
. organisation des services
. pointage des comptes